Organisation d’un séminaire d’entreprise
Comme tout événement mondain, les séminaires demandent une préparation importante en amont. Voici quelques conseils pour organiser de la meilleure des manières possibles un séminaire d’entreprise.
Avant toute chose, prenez le temps de définir les objectifs de votre séminaire. Cela vous permettra de prendre les bonnes décisions concernant chaque étape de la mise en place de votre événement.
Sous quel format souhaitez-vous organiser votre séminaire ? Il peut s’agir d’un dîner ou d’un weekend entier. Le choix vous appartient.
Définir un budget
Il est également important de définir au plus tôt dans la conception de l’événement le budget que vous souhaitez y allouer. Pour fixer le montant, il faut prendre en compte l’objectif du séminaire ainsi que son format, mais également les contraintes (nombre de participants, date, etc).
La date a elle-aussi son importance. Pour un séminaire réussi, un maximum d’invités doit pouvoir être présents le jour J. Évitez si possible les week-ends de pont (avec un jour férié) ainsi que les périodes de vacances scolaires.
Choisir le lieu du séminaire
Pour ce qui est du lieu, il doit non seulement répondre à vos besoins en termes de capacité d’accueil, mais également en termes d’accessibilité. Ce lieu est-il accessible facilement en voiture, et si oui possède-t-il un parking ? Y a-t-il des transports en commun desservant la zone à proximité ?
Si possible, visitez les lieux avant de prendre une décision. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et aurez plus de facilité pour vous projeter. Demandez également plusieurs devis afin de comparer les différentes possibilités.
Mais quel lieu choisir pour un séminaire ? Nos centres d’affaires peuvent tout à fait accueillir ce type d’événements. Nos salles de réunion adaptées et toutes équipées ainsi que les services compris dans l’offre vous permettront d’organiser un séminaire dans les règles de l’art. Les centres d’affaires offrent un cadre sérieux et professionnel idéal pour tout événement d’entreprise.
Le jour J, il peut être judicieux de se présenter en avance, afin d’effectuer les derniers préparatifs, faire quelques vérifications et établir un contact en direct avec les prestataires s’il y en a.
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Établir un planning
Déterminez les différentes étapes de la mise en place de votre événement à l’aide d’un planning. Inscrivez-y tous les éléments à prendre en compte, comme les réservations, les personnes à contacter ou encore les sommes à verser. Peu importe le délai d’organisation que vous vous octroyez, pensez à toujours prévoir un temps de latence, qui permettra d’avoir une plus grande marge de manœuvre en cas d’imprévu.
Établissez un autre planning, cette fois détaillant le déroulement du séminaire en lui-même. Sur ce planning, notez les heures de rendez-vous, ainsi que le début des conférences ou des activités prévues. Ce planning pourra ensuite être communiqué aux participants du séminaire.
Communiquer sur l’événement
D’ailleurs, il est important de communiquer auprès de vos collaborateurs en amont du séminaire. Cela vous permettra non seulement de les prévenir, mais aussi de s’assurer qu’ils répondront bien présents le jour J.
Une fois le séminaire passé, vous pouvez également effectuer une dernière communication afin de recueillir l’avis de vos collaborateurs et leur ressentis. Cela peut se faire notamment par le biais d’un questionnaire de satisfaction. Un compte-rendu et un remerciement adressé non seulement aux participants mais aussi aux partenaires permettra entre autres de garder une trace du séminaire, et de laisser une dernière impression positive.
Vous possédez désormais toutes les clés pour organiser au mieux un séminaire digne de ce nom. Nos conseillers BBS se tiennent bien évidemment à votre disposition pour vous guider au mieux dans la préparation de cet événement d’entreprise.
