Domiciliation d’une entreprise à Bordeaux : notre guide

Qu’est-ce que la domiciliation

La domiciliation d’entreprise ou domiciliation commerciale correspond à l’affectation d’une adresse administrative, juridique et fiscale de référence pour une entreprise. L’adresse de domiciliation correspond au siège social de l’entreprise, ainsi l’entreprise ne réalise pas obligatoirement son activité principale à cette adresse. 

Le lieu de domiciliation va permettre à une entreprise d’avoir une localisation claire aux yeux de l’administration, de ses fournisseurs, partenaires commerciaux ou clients. Ainsi la société va recevoir tous ses courriers administratifs à cette adresse postale. Généralement c’est également son lieu d’accueil privilégié pour recevoir des clients, cela lui permet de renvoyer une image plus sérieuse et professionnelle. 

Domicilier une entreprise

La domiciliation est légalement obligatoire pour toute entreprise. Elles sont tenues d’avoir une adresse leur servant de siège social afin notamment d’y recevoir l’ensemble de leurs courriers administratifs. Le choix de l’adresse de domiciliation se fait à la création de toute entreprise. Cependant, le siège social reste modifiable tout au long de la vie de la société, sous condition d’avertir les institutions en cas de changement en cours d’activité.

Domicilier une association

La domiciliation a les mêmes objectifs pour les associations mais la démarche est légèrement moins fastidieuse. Les associations ne sont pas dans l’obligation de fournir une adresse complète, le nom de la commune et le département suffisent pour définir le siège social de l’organisation. Cela simplifie le processus à la création ainsi qu’en cas de changement d’adresse au sein d’une seule et même commune. En effet, il n’y aura pas besoin de modifier la domiciliation tant que la ville est la même.

Avantages de la domiciliation d’entreprise

Donner une image positive et sérieuse

L’avantage principal de la domiciliation d’entreprise réside dans sa capacité à façonner l’image d’une entreprise. Le choix de l’adresse n’est pas à prendre à la légère, elle en dit beaucoup sur l’entreprise, son standing, ses ambitions. 

Accélérer votre projet entrepreneurial

Prenez le temps de définir vos projets et vos envies avant de choisir le siège social d’une société. Ce dernier pourrait très bien servir d’accélérateur ou de facilitateur dans votre projet entrepreneurial. Par exemple, une entreprise haut de gamme aura davantage de crédit si elle est implantée dans un quartier renommé d’une grande ville comme Bordeaux, Lyon ou Paris. De plus, elle sera certainement plus proche de sa clientèle et potentiellement de ses partenaires d’affaires. 

Chaque détail peut compter et la domiciliation peut, sans aucun doute, être un faire-valoir supplémentaire. A vous de vous adapter à votre situation, votre secteur d’activité et vos besoins. 

Profiter de services dédiés

En outre, si vous faites le choix de la domiciliation dans un centre d’affaires, vous pourrez profiter de nombreux autres avantages de la domiciliation. A commencer par les infrastructures comme des salles de réunion, des espaces de co-working ou simplement des lieux de vie accessibles toute la journée. Vous aurez un réseau internet fiable, du mobilier de qualité et même des services annexes comme des permanences téléphoniques, qui sont inclus dans certains abonnements. 

Les différentes types de domiciliation

Domiciliation au domicile personnel du dirigeant

Un entrepreneur individuel peut domicilier son entreprise directement à son adresse personnelle. Pour cela, il convient de prévenir son bailleur ou son syndicat de copropriété en amont. 

Pour ce qui est des sociétés, il est également possible d’associer le siège social de l’entreprise à l’adresse du PDG ou du dirigeant. 

Néanmoins ce choix ne reflète pas une image très professionnelle de l’entreprise. De plus, il faut parfois penser à adapter son assurance habitation en conséquence. 

Domiciliation auprès de sociétés de domiciliation

Les sociétés de domiciliation permettent à une entreprise de se domicilier en utilisant leurs adresses. Cela permet d’avoir un siège social avec un emplacement stratégique dans une ville ou un quartier précis à moindre coût. Ces sociétés proposent des avantages divers comme la gestion du courrier, des appels, la réservation de bureaux, d’espaces de coworking ou encore la location de salles de réunion. 

Domiciliation au local de l’entreprise

C’est une solution très largement plébiscitée, encore faut-il avoir un local adéquat. Vérifiez bien en amont que le local répond aux normes légales puis assurez-vous qu’il corresponde à vos besoins (accueil des clients, lieux de réunion, etc.). 

Domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprise

Elle concerne principalement les start-up et nouvelles entreprises. Les pépinières offrent tout un package d’avantages à ces entreprises : domiciliation, infrastructures, aides financières, accompagnement professionnel, etc. C’est idéal pour se lancer à moindre coût mais la plupart des contrats avec les pépinières ont une durée de validité assez courte, généralement entre 2 et 5 ans.

Les offres de domiciliation 

Domiciliation simple

La domiciliation simple à Bordeaux est le premier niveau d’offre. Ce forfait permet de bénéficier d’une adresse de domiciliation parmi un panel. Vous bénéficiez également d’une collecte de courrier entrant, à récupérer directement à l’accueil.

Domiciliation Réexpédition

Si vous ne voulez pas vous rendre trop fréquemment à l’espace de travail pour récupérer votre courrier, vous pouvez opter pour l’offre domiciliation et réexpédition à Bordeaux. Cela permet d’avoir un service de collecte et de réexpédition du courrier entrant à une adresse de votre choix. 

Domiciliation téléphone +

La domiciliation téléphone+ à Bordeaux est une offre plus complète qui comprend adresse, traitement du courrier ainsi qu’un numéro de téléphone dédié.

Domiciliation premium

Si vous êtes à la recherche d’un “tout en un” pour plus de simplicité, alors la domiciliation premium à Mérignac ou Bordeaux est faite pour vous. Elle comprend l’adresse, une gestion du courrier avec réexpédition à une adresse définie, ainsi que l’ouverture d’une ligne téléphonique dédiée.

Contrat de domiciliation et tarifs

Les contrats de domiciliation sont facturés mensuellement sous la forme d’un abonnement. Le prix d’une domiciliation peut être variable, cependant on considère qu’il se situe généralement entre 15€ et 300€ par mois. 

Les éléments susceptibles de faire varier les tarifs sont : 

• Les services auxquels vous souscrivez. Si vous prenez des options supplémentaires telles que la location d’un bureau ou l’appartenance à un business club, le coût augmente en conséquence.

• Le lieu de domiciliation. Plus vous cherchez à vous domicilier dans une ville, un quartier ou une rue précise, faisant face à une grande demande, plus les prix peuvent monter haut. Par exemple, il est souvent plus cher d’implanter un siège social dans le centre de Paris plutôt que dans une ville de province. 
• Le statut juridique de votre entreprise. Selon le type de structure il y aura plus ou moins de courriers ou d’appels à traiter, ce qui fait varier les prix à la hausse.

Quels sont les documents requis pour se domicilier ?

La domiciliation d’entreprise est un acte juridique, tout ce qu’il y a de plus sérieux. Afin de pouvoir associer votre entreprise à une adresse, votre siège social, vous devez identifier clairement votre identité et celle de votre entreprise. Pour cela vous devrez fournir : 

• Une pièce d’identité : Une photocopie de votre carte d’identité, passeport ou permis de conduire, en cours de validité.
• Un justificatif de domicile : Les documents recevables pour justifier de son domicile sont les factures (eau, électricité, internet, mobile), une attestation d’assurance logement, un avis d’imposition, un relevé de la CAF, une quittance de loyer ou un titre de propriété. ATTENTION : ils doivent être datés de moins de 3 mois.
• Votre extrait KBIS : indispensable pour identifier votre entreprise. Vous pouvez en faire la demande en ligne sur des sites comme MonIdenum. Il doit également être daté de moins de 3 mois.
• Votre contrat de domiciliation : Il faut donner le contrat rempli et signé à votre prestataire. Une fois signé par les deux parties, le document doit être transmis au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). 
• Un RIB : Le vôtre ou celui de votre entreprise. Il permettra le paiement de vos mensualités ainsi que de potentiels services ponctuels. 

Quelles sont les étapes pour se domicilier ?

Choisir une adresse de domiciliation 

Vous devez bien définir votre organisation : son activité, sa structure juridique, ses besoins, etc. Privilégiez des zones géographiques à proximité de vos clients, fournisseurs ou partenaires. Chaque ville possède son quartier d’affaires, juridique, … Prêtez-y attention.

Comparer les prestataires 

Comme lorsque vous recherchez un logement ou un fournisseur, vous devez prendre le temps d’identifier les avantages et inconvénients de chacune des offres. Prenez en compte le prix, les services proposés, le prestige et l’emplacement géographique.

Négocier 

Certains prestataires ne sont pas totalement fermés à la négociation. Si vous êtes une entreprise qui a besoin de gérer beaucoup de courriers et d’appels ou qui souhaite s’engager sur le long terme (5, 10, 15 ans) vous pouvez entamer des discussions avec les sociétés dans le but d’obtenir des remises. 

Signer le contrat

Lorsque les deux parties sont tombées d’accord, il ne reste plus qu’à signer le contrat. (Vous devrez fournir l’ensemble des documents nécessaires au préalable). 

Mettre à jour vos informations

Enfin, veillez à respecter les règles de la domiciliation. Pensez à actualiser l’ensemble des documents administratifs de l’entreprise pour que la nouvelle adresse soit bien prise en compte. Pensez notamment à transmettre le contrat de domiciliation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) afin de mettre à jour vos informations. Vous pouvez aussi avertir vos clients et partenaires commerciaux.

Où domicilier son entreprise

Le choix du lieu de domiciliation reste très libre, il existe des offres dans dans tous les départements de France dans des villes plus ou moins grandes et avec des services variés. Cependant la localisation d’un siège social est bel et bien une décision stratégique pour votre entreprise. 

Domicilier son siège social à Bordeaux

Bordeaux a su s’imposer comme un pôle économique et entrepreneurial majeur en France métropolitaine. Fort de son histoire viticole, industrielle et aéronautique, les synergies commerciales ainsi que les succès professionnels y sont nombreux.  

La ville bénéficie d’un cadre de vie optimal, calme et chaleureux. Il règne, dans certains quartiers de la capitale girondine, un goût pour le luxe et les bonnes choses. 

Ce sont autant de critères qui sont intéressants pour une organisation à la recherche d’un lieu où développer une activité, profiter d’un tissu économique fort, tout en renvoyant l’image d’une entreprise sérieuse et qualitative. 

Les offres de domiciliation à Bordeaux sont variées, entre coworking, domiciliation commerciale, location de bureaux ou de locaux. Vous trouverez votre bonheur sans peine.

Enfin, Bordeaux bénéficie d’une proximité géographique avec Toulouse, Nantes, la principauté d’Andorre et l’Espagne. Sans oublier que la ville est à moins de 2h30 de Paris en train. 

Domicilier son siège social à Mérignac

Au cœur de la métropole Bordelaise, Mérignac a su s’imposer comme un second centre d’affaires dans la région. De nombreuses entreprises y ont installé leur siège social, usine, ou bureau. Et pour cause ! Proche de Bordeaux, Mérignac bénéficie des mêmes avantages géographiques, cependant elle possède, en plus, un aéroport international. 

Un avantage de taille pour les entreprises souhaitant travailler avec des acteurs étrangers. Il y a d’ailleurs plusieurs salles de réunion et bureaux à Mérignac, certains sont proches des terminaux afin de limiter les trajets que ce soit pour vous, vos clients ou vos divers partenaires d’affaires.

Comment bien choisir l’adresse du siège social de votre entreprise ?

Afin de vous installer à l’adresse la plus pertinente, vous devez prendre en compte : votre budget, votre domaine d’activité, votre typologie de clients, la provenance de vos matières premières et fournisseurs, vos objectifs ou encore l’image que vous voulez donner à votre entreprise. Tous ces critères vous permettront de faire un choix éclairé qui servira vos ambitions entrepreneuriales dans la suite de votre développement.

Choisir une ville

La première étape consiste à définir la ville la plus intéressante pour vous. Une ville où vous pourrez retrouver votre clientèle phare, vos fournisseurs, où vous pourrez développer votre activité, recruter des personnes qualifiées dans votre domaine etc. 

Choisir une localisation stratégique

Dans un deuxième temps, il faut choisir beaucoup plus précisément l’adresse du siège social en fonction des quartiers de la ville. Pour ce choix vous devez toujours vous fier à vos ambitions et à l’image de votre entreprise, une entreprise haut de gamme domiciliée sur l’avenue des Champs Elysée aura une crédibilité bien plus forte que celle domiciliée dans une impasse en banlieue. 

Cadre de travail et accessibilité

Mais pour plus de praticité veillez également à choisir un lieu bien desservi par les transports en commun, à proximité des commerces de première nécessité et muni de points de restauration. Cela permet d’avoir un cadre optimal pour vos salariés et clients lorsqu’ils doivent se rendre dans les bureaux de l’entreprise.

Comment choisir le bon service de domiciliation

La domiciliation n’est pas un processus à prendre à la légère, pour être sûr de faire un choix durable et judicieux, il est primordial de respecter les étapes suivantes :

Définir ses besoins

Vous devez analyser votre organisation, définir vos besoins et les prioriser. Vous devez identifier tous les services (téléphone, accueil, gestion du courrier, etc.) dont vous avez besoin de façon objective, inutile de payer pour un “tout en un” si vous n’en avez pas réellement l’utilité toute l’année. Il existe assez d’offres différentes pour que vous puissiez choisir le prestataire sur mesure qui vous conviendra parfaitement. 

Définir son budget

Une domiciliation peut coûter de quelques dizaines d’euros jusqu’à plusieurs centaines d’euros chaque mois. Votre budget sera votre premier filtre de sélection entre les différentes gammes de domiciliation existantes. 

Comparer les offres

Une fois que vous avez connaissance des services dont vous avez besoin et que vous avez défini un budget maximal, il ne vous reste plus qu’à comparer l’ensemble des prestations disponibles sur le marché. Vous rentrez alors dans une phase plus pointilleuse durant laquelle vous allez chercher le meilleur rapport qualité prix entre services complets, localisation et coût du forfait. Si vous êtes suffisamment à l’aise avec les négociations, vous pouvez aussi tenter d’obtenir des remises ou des avantages en faisant jouer la concurrence entre les prestataires.

Pourquoi domicilier son entreprise dans un espace de coworking ?

Domicilier son entreprise dans un espace de coworking permet de bénéficier des avantages habituels de la domiciliation : gestion du courrier, des appels, accueil etc. Tout en bénéficiant du cadre de travail d’un espace partagé.

C’est un choix très apprécié par les travailleurs indépendants, freelance, auto-entrepreneurs. En effet, ces derniers n’ont pas besoin de locaux dédiés à leur entreprise, néanmoins ils sont à la recherche d’un cadre de travail leur permettant de dissocier vie personnelle et vie professionnelle. C’est également l’opportunité de rencontrer d’autres travailleurs indépendants, sociabiliser, développer son réseau et même trouver des synergies inter-entreprises.