Comment organiser une réunion efficace ?
Les réunions font partie du quotidien en entreprise. Elles en sont de fait un élément essentiel, et facilitent les échanges ainsi que la prise de décision. Mais comment rendre une assemblée productive ? Voici les clés d’une réunion bien organisée.
Préparer une réunion
L’une des premières choses à mettre en place est d’établir la liste des participants ainsi que l’ordre du jour. Ce dernier permettra de donner une ligne de conduite à votre réunion. Il est d’ailleurs préférable d’entamer les discussions avec les sujets les plus délicats. Quant aux participants de cette réunion, n’incluez que les personnes concernées, ou ayant une prise de décision. Un compte-rendu pourra ensuite être établi et envoyé à l’ensemble des employés. N’oubliez pas également de fixer un temps de réunion à ne pas dépasser, voire à déterminer des durées précises pour chaque sujet. Vous gagnerez ainsi en efficacité.
Réservez également votre lieu de rencontre en avance, par exemple hors des murs de l’entreprise pour changer de cadre. Si vous êtes à Bordeaux, BBS vous propose ses salles de réunion à Bordeaux Lac.
Mener une réunion efficace
Pour une réunion efficiente, il est primordial de préparer chaque détail en avance. Et ce à commencer par tous les documents nécessaires, ainsi qu’une présentation visuelle et un vidéoprojecteur si besoin. Quelques minutes avant la réunion, rendez-vous sur les lieux pour vérifier que tout est bien en place, afin de ne pas perdre de temps une fois que les discussions seront entamées.
Afin d’être le plus efficace possible, n’attendez pas les retardataires et commencez la réunion avec les personnes déjà présentes. Entamez les discussions à l’heure, quitte à faire un rapide résumé à ceux qui arriveraient en cours de route.
En tout début de réunion, rappelez l’ordre du jour et le déroulé, ainsi que la durée accordée à chaque thème.
Organisation et suivi de réunion
Ne laissez pas une personne monopoliser la discussion plus qu’une autre. Faites-vous animateur de cette réunion, et temporiser les discussions, en interrompant s’il le faut et en accordant la parole aux personnes les plus en retrait. Le plus simple lorsqu’on anime une réunion est de préparer une série de questions ouvertes et fermées. Ces dernières permettront d’orienter le débat et de permettre aux participants les plus timides de s’exprimer.
Rappelez à tous les participants de la nécessité d’être brefs et concis, afin d’avoir le temps de couvrir tous les sujets de cette réunion et de pouvoir en faire ressortir des décisions. Dans le cas où de nouvelles problématiques apparaîtraient à l’occasion de ces conciliabules, programmez d’ors-et-déjà un nouveau point.
Enfin, une fois tous les sujets abordés et les discussions sur le point de s’achever, prenez le temps de résumer les différents points et les décisions qui ont pu être prises. Rappelez à chacun les nouvelles missions et tâches qui lui incombent, avec une date d’échéance. Les participants sortiront ainsi de cette réunion en ayant parfaitement à l’esprit tout ce qui a pu être dit et ce qu’ils ont à faire. Envoyez-leur par la suite ainsi qu’à toutes les personnes qui n’étaient pas présentes mais qui pourraient être intéressées un compte-rendu détaillé de cette réunion. Ce document pourra servir de base lors de prochaines discussions.
Louer une salle de réunion
Selon la taille de votre entreprise ou les locaux dans lesquels vous travaillez, vous n’avez peut-être pas la place nécessaire pour organiser une réunion dans les meilleures conditions. En louant une salle de réunion dans un centre d’affaires, vous vous assurez d’avoir à votre disposition un cadre qui reste professionnel, avec tout le matériel nécessaire au bon déroulement. Cela vous permettra aussi de sortir de l’environnement familier de vos espaces de travail, et de choisir un terrain de discussion neutre.
Pour trouver votre salle de réunion, les centres d’affaires de BBS vous proposent de réserver directement en ligne. Ce dispositif simple d’utilisation permet de gagner beaucoup de temps et de connaître en quelques secondes les disponibilités en salles de réunion, ainsi que la capacité de chacune.
Organiser une réunion efficace demande donc de la préparation et de l’organisation en amont, mais aussi pendant. Vous pouvez d’ailleurs tout à fait déléguer l’animation de la réunion, afin de vous même participer de manière plus active aux discussions. Des visuels clairs mais frappants par exemple sur un PowerPoint permettront d’apporter du dynamisme et d’y voir plus clair tout au long de cette assemblée.
